Știri Oradea: Platformă digitală pentru reducerea birocrației, lansată de Primăria Oradea

Primaria Oradea a lansat platforma digital.oradea.ro , prin care doreste sa simplifice procedurile administrative si sa reduca birocratia la nivelul municipiului. Prin intermediul acesteia, cetatenii vor putea, printre altele, sa depuna cereri si reclamatii/petitii, vor putea face plati online, vor avea posibilitatea sa isi inregistreze documente sau sa se inscrie in audiente. „Cu totii stim ca digitalizarea va reduce birocratia, va eficientiza procesul administrativ si munca pe care o facem si, in acelasi timp, va reduce costurile in zona administrativa. Ceea ce face platforma aceasta este sa imbunatateasca si sa duca la un alt nivel serviciile digitale si ceea ce primaria ofera online. Peste 90 de servicii pe care noi le oferim in format conventional sunt disponibile si pe platforma. Vorbim de o platforma pe care iti vei putea face un cont si, cel putin in relatia cu primaria, vei putea sa iti gestionezi orice documentatie sau solicitare ai avea pentru administratie, in limita celor 90 de servicii", a precizat Mihai Jurca, city-managerul Oradiei. Platforma a fost realizata in cadrul proiectului „Solutii informatice integrate pentru simplificarea procedurilor administrative si reducerea birocratiei la nivelul Municipiului Oradea", finantat prin Programul Operational Capacitate Administrativa 2014-2020, de catre Directia Management Proiecte cu Finantare Internationala din cadrul Primariei Oradea. Obiectivul general al proiectului a constat in consolidarea capacitatii institutionale si eficientizarea activitatii la nivelul Municipiului Oradea prin simplificarea procedurilor administrative si reducerea birocratiei pentru cetateni, implementând masuri din perspectiva back-office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor) si front-office pentru serviciile publice furnizate. Prin modernizarea Sistemului Informatic al Primariei Municipiului Oradea s-a urmarit obtinerea urmatoarelor beneficii: • Asigurarea unei alternative la modul clasic livrare a serviciilor gestionate de municipalitate, prin preluarea documentelor si datelor in format electronic de la cetateni/mediu de afaceri, urmarind-se cresterea gamei de servicii oferite in sistem electronic, disponibilitate extinsa a serviciilor electronice catre cetateni, cresterea eficientei in tratarea solicitarilor; • Utilizarea inteligenta a informatiilor disponibile prin aplicarea principiului inregistrarii „o singura data" a datelor, prin care informatiile necesare din partea cetatenilor sunt colectate doar o singura data, cu respectarea cerintelor de protectie a vietii private, precum si generalizarea acceptarii si emiterii de catre autoritatile publice a documentelor in format electronic; • Economisirea resurselor utilizatorilor pentru accesarea serviciilor (financiare, timp, informationale, confort); • Realizarea de efecte semnificative de antrenare si in alte domenii de interactiune cu cetatenii; • Degrevarea institutiei publice de resurse implicate in interactiunea cu cetatenii (timp, informationale, materiale, financiare, corespondenta);• Acces facil si imediat catre servicii publice care sa fie disponibile non-stop si accesibil de acasa, de la serviciu, sau din orice alta locatie, independent de tipul de dispozitiv folosit, PC/laptop sau dispozitive (telefoane, tablete) mobile. Servicii pentru cetatean: Flux complet digitalizat: cetateanul initiaza o cerere, aceasta este prelucrata de catre personalul primariei si raspunsul ajunge automat la initiator prin intermediul portalului. Aplicatia creste eficienta personalului primariei in rezolvarea cererilor cetatenilor, precum si accesul acestora la serviciile oferite de primarie. Portal cetatean: Permite accesul oricarui cetatean la serviciile oferite de catre primarie. Creste transparenta in accesarea serviciilor, precum si timpul de raspuns. Aplicatie de gestiune integrata: Centralizeaza si ofera instrumente complexe de rezolvare a cererilor cetatenilor, fie ca au fost initiate prin intermediul unui canal electronic, fie la ghiseu. Digitalizarea serviciilor publice in cadrul acestui proiect va urmari respectarea urmatoarelor principii cheie: • Reducerea timpului de livrare a serviciului public de catre cetateni;• Reducerea numarului de participanti la proces: implicarea in cadrul procesului doar a participantilor care aduc valoare adaugata procesului, respectiv implicarea participantilor care, prin prisma rolului si/sau informatiilor pe care le furnizeaza, pot influenta livrarea serviciului public;• Digital in mod implicit: design de servicii publice care sunt simplu de utilizat de catre toata lumea si se bazeaza pe tehnologii digitale. Pentru persoanele care nu au acces la sisteme digitale, Primaria Municipiului Oradea va oferi suport;• Abordare focalizata pe cetatean: dezvoltarea de servicii publice mai bune, care sa deserveasca nevoile oamenilor si care sunt facile a fi utilizate;• Simplificarea procedurilor: reducerea numarului de interactiuni dintre cetatean si administratia publica, in vederea obtinerii serviciului public;• O singura data: presupune ca o informatie existenta deja in cadrul administratiei publice locale sa aiba un singur compartiment responsabil si sa fie accesata in mod direct de catre alte compartimente, fara a fi necesara implicarea cetateanului;• Reducerea costurilor administrative. Modulul Portal web de servicii pentru cetateni si mediul de afaceri integreaza urmatoarele componente functionale existente, proiectate pentru o functionare impreuna:• Servicii pentru cetateni;• Notificari referitoare la scadenta sumelor datorate, aflate in evidenta fiscala;• Plata electronica;• Furnizarea de informatii de interes public prin email si/sau SMS, in functie de caracteristicile selectate de cetateni. Portalul de servicii pentru cetateni este structurat pe doua zone cu acces diferentiat:• Zona publica, accesibila oricarui utilizator, fara autentificare;• Zona privata, accesibila utilizatorilor care s-au inregistrat si inrolat in portal (si-au creat un cont de acces si identitatea le-a fost verificata si confirmata) Componenta de servicii pentru cetateni indeplineste urmatoarele cerinte:- Permite prezentarea serviciilor furnizate de catre primarie intr-o maniera structurata atât pe categorii de problematici, cât si pe tipuri de servicii furnizate de catre diferite compartimente din cadrul institutiei, astfel incât utilizatorul sa poata regasi usor problematica dorita sau formularul necesar;- Pentru fiecare serviciu furnizat de primarie exista o sectiune ce include o descriere a acestuia, documentele necesare pentru prestare, compartimentul din primarie care presteaza serviciul respectiv, programul de prestare a serviciului, costuri, cât si o sectiune pentru solicitarea serviciului in forma electronica, pentru cele disponibile;- Pentru serviciile furnizate in varianta electronica, Portalul asigura preluarea solicitarilor si directionarea automata catre alte aplicatii din back-end, prin intermediul Modulului de integrare date si servicii aplicative, in vederea inregistrarii si procesarii cererilor;- Solicitarea unui serviciu in forma electronica presupune parcurgerea de catre cetatean a unei succesiuni de activitati asistate de Portal. Serviciile electronice sunt centrate pe activitati si pe finalitatea acestora, care sa replice formularele off-line existente in cazul interactiunii la ghiseu;- Utilizatorul autentificat isi poate accesa oricând spatiul privat si poate actualiza informatiile structurate si documentele personale stocate;- Utilizatorii autentificati au acces si pot vizualiza in mod organizat istoricul solicitarilor trimise catre Primarie. In cadrul unei solicitari se pot vizualiza, cronologic, toate etapele comunicarii intre utilizator si Primarie, cât si stadiul rezolvarii fiecarei solicitari in parte. Procese administrative optimizate: Platforma are rolul de a optimiza procesele administrative din cadrul primariei prin implementarea unui sistem de captare a cerintelor cetatenilor mai rapid si mai eficient. Fluxuri colaborative de lucru - intern• cresterea eficientei costurilor si rentabilitatea serviciilor publice furnizate;• asigurarea accesului in timp real la informatia oficiala;• optimizarea utilizarii resurselor materiale si umane, precum si a timpului necesar prestarii serviciilor;• imbunatatirea relatiilor dintre sectorul public si cetateni;• simplificarea procedurilor administrative;• cresterea nivelului de pregatire a angajatilor publici in domeniul tehnologiilor informationale si de comunicatii;• intarirea capacitatii administrative;• cooperarea administratiei cu societatea civila in procesul decizional;• asigurarea transparentei actelor administrative;• cresterea calitatii serviciilor publice;• instituirea unui sistem modern, eficient, tehnologizat si transparent de guvernare Beneficii:• Interne - timpul de rezolvare a unei cereri este mai mic, iar angajatii primarie pot lucra mai rapid si mai eficient; reducerea semnificativa a riscului de pierdere a informatiilor si efortul de rezolvare a unei cereri.• Externe - comunicarea cu cetatenii este mult mai usoara si mai eficienta. Totodata, prin proiect au mai fost achizitionate echipamente IT, precum sistem de stocare centralizata de tip Unifed, plotter, switch, firewall, scanner A0 si au mai fost instalate diferite licente software specifice. Valoarea totala a proiectului a fost de 2.990.561,63 lei, din care 2.930.750,41 lei cofinantare acordata de Uniunea Europeana, iar 59.811,22 lei contributia proprie a Municipiului Oradea.